Come scegliere un software per la gestione della formazione B2B

Ripensa a un progetto recente. Come è stato organizzato? Dove si trovavano le informazioni necessarie per seguirlo? In quali passaggi tu o il tuo team avete dovuto cercare conferme o ricostruire lo stato delle attività?

La guida alla gestione di una commessa formativa B2B può aiutarti a ripercorrere il processo. A partire da qui, ti sarà più facile individuare ciò che il nuovo software dovrà aiutarti a fare, tenendo conto delle modalità di erogazione dei tuoi progetti, delle persone coinvolte e degli strumenti che continuerai a utilizzare.

Il numero di corsi a catalogo o la necessità di gestire percorsi personalizzati non sono gli unici aspetti da considerare. È importante ricostruire anche come sono distribuiti fra i clienti, quante figure intervengono e quali forme di restituzione vengono richieste alla fine di un percorso. Se un programma formativo, ad esempio, comprende più corsi, il referente dell’azienda cliente potrebbe richiedere un aggiornamento sull’intera commessa, mentre i singoli docenti avrebbero unicamente bisogno delle informazioni relative alle proprie sessioni.

L’analisi di queste esigenze ti permette di definire requisiti concreti da testare all’interno del software. Potremmo, ad esempio, avere la necessità di preparare un report che riunisca i dati relativi a quattro corsi commissionati da un cliente: precisare una casistica di questo tipo ti permette di chiedere una dimostrazione precisa degli strumenti di cui potresti aver bisogno.

Nondimeno, è molto utile fissare delle priorità: quali funzioni o strumenti ritieni indispensabili, importanti o accessori? Il peso di queste priorità dipende evidentemente dal tuo contesto operativo. Una funzione apparentemente secondaria (ad es. la personalizzazione di un form di feedback) può diventare necessaria perché prevista dal contratto con il cliente; diversamente, altre funzionalità molto più avanzate (ad es. l’automazione delle comunicazioni ai partecipanti) potrebbero non riguardare la tua attività.

Questo lavoro di preparazione alla demo di un software orienta anche la scelta fra le diverse categorie delle soluzioni sul mercato. La distribuzione di contenuti digitali, il coordinamento delle attività e la gestione amministrativa richiedono capacità da valutare secondo il bisogno prevalente. Il confronto fra training operations e LMS può aiutarti a chiarire il punto di partenza.

La valutazione di un software gestionale per la formazione dovrebbe focalizzarsi, prima di tutto, sulla facilità di navigazione e collegamento delle informazioni.

Pensiamo a un progetto formativo multicorso: dovresti poter risalire dal cliente ai progetti commissionati, e da questi ai corsi, alle sessioni, alle persone coinvolte e ai documenti pertinenti. Le modalità con cui ogni software gestisce questi aspetti potrebbero cambiare di prodotto in prodotto: ciò che conta è che il percorso necessario per ottenere il quadro sia rapido e intuitivo.

Anche il grado di personalizzazione e flessibilità delle funzioni è fondamentale. Quando hai la necessità di personalizzare un corso a catalogo per un cliente, quali elementi rimangono autonomi? E se in seguito aggiorni il catalogo, che cosa accade alle attività già preparate? Potresti voler applicare un nuovo programma di formazione soltanto a progetti futuri, conservando la versione concordata con un cliente per una commessa in corso. Affidare il tuo catalogo corsi a una piattaforma gestionale è una scelta da valutare attentamente.

Un altro aspetto riguarda la gestione delle figure coinvolte in un progetto formativo. Staff, docenti, partecipanti e referenti hanno responsabilità differenti. Un software all’avanguardia deve aiutarti a definire quali operazioni possono compiere e quali dati possono consultare, considerando anche i dispositivi che useranno. La registrazione delle presenze, per esempio, deve sapersi adattare in modo versatile ai diversi contesti di erogazione: il docente potrebbe avere in mano un telefono, pochi minuti a disposizione e un’aula da seguire. Il software scelto va incontro a questa esigenza?

E ancora, per comunicazioni e documenti, è fondamentale poter monitorare e tracciare delivery e azioni. Come viene preparato l’invito a un corso per un partecipante? È possibile controllare invii e ricezione? Chi verifica una presenza, il completamento di un corso e gli eventuali attestati?

La stessa attenzione serve per i collegamenti con altri strumenti. “Integrazione con app per videoconferenza” può descrivere gradi di funzionalità molto diversi tra loro. Chiarire l’uso effettivo di queste integrazioni, il modo in cui gestiscono dati e privacy, così come l’eventuale risoluzione di problemi è di vitale importanza.

Anche la contabilità, infine, è un tema da considerare: il software scelto ti permette di leggere l’economia di una commessa formativa, verificare i costi e monitorare la marginalità? Questo bisogno va distinto dagli adempimenti fiscali e dalla fatturazione, che richiedono a loro volta una copertura specifica.

Gli imprevisti sono all’ordine del giorno nelle training operations. Durante la prova del software, è buona cosa preparare un caso “estremo” con cui testare situazioni critiche. Facciamo l’ipotesi di un progetto multicorso per un’azienda cliente: quattro corsi, dodici sessioni in presenza e online, ventiquattro partecipanti – alcuni iscritti a più di un corso – diversi docenti e un referente del cliente.

Possiamo usare dati fittizi, ma l’importante è mantenere le caratteristiche che rendono riconoscibile il tuo lavoro. Parti da un corso a catalogo e adattalo al progetto, così da osservare come vengono gestite anche le personalizzazioni.

A questo punto introduciamo una prima criticità. Il cliente ci scrive che una sessione deve slittare alla settimana successiva. Una richiesta abbastanza normale, per la verità, che merita di essere testata nella demo del software.

A questo punto osserviamo ciò che succede. Il calendario cambia: quali altre informazioni vengono aggiornate? Come arrivano le nuove indicazioni al docente e ai partecipanti? Se era già stato condiviso un programma in PDF, come si gestiscono la versione aggiornata e la comunicazione della modifica?

Un altro esempio: un partecipante deve passare da un corso a un altro ed è necessario modificare la sua iscrizione. Osserviamo gli effetti sui registri, sulle comunicazioni previste e sulle informazioni conservate. La modifica dell’iscrizione deve rendere chiaramente visibile che il software sappia gestire tutti i passaggi collegati.

Passiamo ora al monitoraggio successivo all’erogazione di un corso. Una presenza è stata registrata in modo errato e deve essere corretta. Chiedi chi può intervenire, quali verifiche sono previste e che cosa cambia nel completamento del corso. Se è già stato emesso un attestato, guarda come viene gestita la conseguenza della correzione.

Per le sessioni online, considera anche chi mette a disposizione i dati. Microsoft riserva la consultazione e il download dei report presenze di Teams a organizzatori e co-organizzatori, con limitazioni anche legate alla modalità di pianificazione della riunione. Quando la sessione di un corso live online viene creata dall’azienda cliente, occorre chiarire in che modo otterremo le informazioni a noi necessarie.

Infine, metti alla prova le funzioni di restituzione di un progetto. Verifica come vengono aggregati i dati dei quattro corsi, quali aspetti richiedono verifiche e che cosa sarà reso disponibile al referente dell’azienda cliente. Controlla anche come si conserva un report riferito a una certa data quando, nel frattempo, le attività proseguono.

Se è disponibile un periodo di prova, fai ripetere le operazioni alle persone del tuo team che useranno il software. La dimostrazione guidata di un caso d’uso è notevolmente differente dal lavoro che tu o il tuo team svolgerete in autonomia: è importante distinguere i due momenti e avere la possibilità di conoscere a fondo il software.

Prima di prendere una decisione, è bene valutare con attenzione i costi richiesti da un software. Non parliamo solo del canone economico, ma anche e soprattutto dei costi di adozione e configurazione. L’inserimento manuale di un intero catalogo corsi o di un portafoglio clienti ha un peso concreto, tanto quanto il costo di abbonamento mensile alla piattaforma scelta.

Per valutare adeguatamente le soluzioni e i piani economici di un software gestionale per la formazione, è utile conoscere i parametri chiave che determineranno il prezzo finale dello strumento. Questo ti permetterà di stimare realmente l’impatto che tale strumento avrà sul tuo modello di attività.

Cosa succede se aumentano i volumi? Il team potrebbe espandersi, il numero di docenti esterni a cui la tua attività si appoggia potrebbe crescere, così come il numero di partecipanti a cui viene erogata formazione. Questi cambiamenti potrebbero richiedere un cambio di piano o servizi aggiuntivi. È utile conoscere questi parametri mentre stai valutando l’investimento.

Per stimare i benefici, parti dalle attività che svolgi oggi. L’analisi dei costi nascosti di Excel, email e calendari separati aiuta a distinguere risorse assorbite dalle commesse, spese evitabili e capacità disponibili. La valutazione finale, quando si tratta di software per la gestione delle training operations, dipende in larga misura dalla quantità di ore recuperate e rese disponibili per attività qualitative ad alto valore aggiunto.

Un metodo utile per confrontare le diverse soluzioni consiste nel compilare delle schede di sintesi. Per ogni requisito, puoi registrare come viene soddisfatto e quale evidenza hai raccolto.

La scheda d’esempio qui fornita si concentra sull’esigenza di produrre un report a conclusione del progetto formativo:

La scheda registra un fatto importante: è stato osservato il risultato durante la demo guidata, ma il nostro team potrebbe dover ancora testare la funzione. Una soluzione dimostrata durante una call o provata direttamente rappresenta un diverso grado di conoscenza del prodotto.

Possiamo inizialmente concentrarci sui requisiti indispensabili. Se manca una modalità accettabile per soddisfarli, probabilmente dovremo valutare un’alternativa o chiedere la possibilità di implementarla – tenendo presente che una funzione “in sviluppo” può essere soggetta a incertezze di ogni tipo.

Fra le soluzioni che rispettano i vincoli, è utile confrontare il lavoro residuo e gli eventuali compromessi da accettare. Un’importazione di dati periodica può essere sostenibile per un’attività poco frequente; ripetuta ogni giorno su molti progetti, può assumere un peso diverso.

Vale la pena analizzare anche il passaggio di consegne e gli aspetti di project management in team. Cosa succede quando abbiamo necessità di affidare un progetto a un collega? È in grado di ricostruire con facilità il quadro e navigare le informazioni? Se la risposta è una serie infinita di telefonate mentre siete in ferie, sapremo di trovarci di fronte a una criticità da non sottovalutare.

Jovan è una piattaforma di training operations per provider B2B che progettano, organizzano ed erogano percorsi formativi complessi per aziende clienti.

Il suo modello, grazie a un’esperienza utente progettata nei minimi dettagli, mette al centro i diversi livelli di complessità dei progetti formativi B2B, offrendo soluzioni e strumenti di gestione adatti a team che sentono l’esigenza di un unico ambiente operativo.

Con Jovan, è possibile gestire corsi a catalogo o personalizzati, rendendo estremamente versatile la creazione e il monitoraggio dei progetti formativi. Iscrizioni, comunicazioni, materiali, presenze, completamento, attestati e report restano collegati al contesto operativo e sono sempre raggiungibili in modo intuitivo. Ogni ruolo vede solo ciò che gli compete: i docenti registrano e validano le presenze delle proprie sessioni, anche da telefono; il referente del cliente consulta in sola lettura, nella sua area riservata, stato, calendario, presenze, materiali e attestati dei progetti, insieme ai report che il provider sceglie di condividere.

Le regole di automazione si attivano secondo le esigenze del provider e dello staff, con disponibilità diverse per piano. I piani Business ed Enterprise comprendono, nei limiti previsti, anche gli innovativi Portali di progetto – veri e propri spazi digital-first per clienti e partecipanti ai corsi – nonché la Contabilità per leggere valori, costi e margini dei corsi e le relative aggregazioni.

Jovan è progettato per ridurre frammentazione e lavoro manuale nella gestione della formazione B2B. Per valutarlo, puoi richiedere una prova gratuita di 30 giorni, testando un progetto rappresentativo della tua organizzazione – compreso quel cambio di programma che il tuo calendario avrebbe volentieri evitato!

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