Primi passi in Jovan: come è organizzato il lavoro

Quando iniziate a usare Jovan, potete seguire una configurazione guidata facoltativa. Potete impostare il logo e il colore principale del brand, completare i dati dell’organizzazione e, se previsto dal vostro piano, invitare altri membri del team. Le informazioni richieste sono il nome dell’organizzazione, l’indirizzo e un’email di contatto, che può essere diversa da quella utilizzata per accedere all’account.

Se avete già clienti e corsi, potete anche importarli tramite file CSV seguendo le indicazioni fornite da Jovan. Non è però necessario completare tutto in questa fase: potete invitare il team, creare clienti o costruire il catalogo anche in seguito. Terminata la configurazione, un breve tour introduce le principali sezioni del prodotto.

Più che memorizzare subito dove si trovano tutte le funzioni, è utile capire come sono collegate le diverse parti del lavoro.

La gestione di una commessa parte dal cliente, cioè dall’azienda o dall’organizzazione per cui state realizzando la formazione. Ogni progetto deve essere associato a un cliente già presente in Jovan.

Il livello successivo è il progetto: la commessa formativa realizzata per quel cliente. Uno stesso progetto può comprendere più corsi. Se, per esempio, state organizzando per un’azienda un programma annuale composto da attività diverse, potete riunirle nello stesso progetto mantenendo separati i singoli corsi.

Il corso rappresenta una specifica attività formativa ed è anche il livello a cui vengono associate le iscrizioni. Una persona non viene quindi inserita genericamente nel progetto: viene iscritta a uno o più corsi presenti al suo interno.

Ogni corso contiene infine le sessioni, cioè i singoli appuntamenti formativi, in presenza, online o in modalità ibrida. È nelle sessioni che definite, tra le altre cose, quando si svolge l’attività e quali docenti sono coinvolti.

Possiamo quindi leggere la struttura in questo modo:

Cliente Alfa → Progetto Leadership 2026 → Corso Leadership Essentials → Sessione 1, Sessione 2, Sessione 3

I partecipanti vengono iscritti a Leadership Essentials e prendono parte alle sessioni previste dal corso. Questa struttura a imbuto è il riferimento principale per capire dove collocare le informazioni e da quale livello dipendono le attività successive.

Immaginiamo di dover organizzare un percorso di leadership per Azienda Alfa. Per prima cosa create Azienda Alfa nella sezione Clienti; potete quindi aprire il progetto Leadership 2026 e associarlo all’azienda.

Supponiamo che il programma comprenda un corso chiamato Leadership Essentials. Lo aggiungete al progetto e pianificate al suo interno, per esempio, tre sessioni distribuite nell’arco di un mese. È al corso Leadership Essentials che vengono iscritti i partecipanti, mentre nelle singole sessioni definite gli appuntamenti e assegnate i docenti.

La sequenza operativa è quindi:

1. create il cliente;
2. create il progetto associato al cliente;
3. aggiungete uno o più corsi al progetto;
4. iscrivete i partecipanti ai corsi;
5. pianificate le sessioni;
6. assegnate i docenti.

Da qui possono entrare in gioco gli altri flussi di Jovan: comunicazioni, materiali, presenze, completamento, attestati e report. Non occorre però predisporre tutto fin dall’inizio: potete costruire la commessa progressivamente, aggiungendo ciò che serve quando serve.

No. Il Catalogo corsi raccoglie modelli che possono essere riutilizzati in progetti diversi. Se proponete regolarmente lo stesso corso a più clienti, potete creare una scheda nel catalogo e usarla come base ogni volta che serve.

Quando inserite un corso del catalogo in un progetto, Jovan ne crea una copia autonoma. Potete quindi adattarla alle esigenze della singola commessa senza modificare il modello originario. Le modifiche apportate in seguito al catalogo, allo stesso modo, non riscrivono i corsi già utilizzati nei progetti.

Il catalogo non è però un passaggio obbligatorio. Se state organizzando un’attività pensata appositamente per un cliente, potete creare direttamente un corso ad hoc all’interno del progetto. Il catalogo può crescere nel tempo, quando emergono corsi che vale la pena riutilizzare.

Per costruire una prima commessa servono innanzitutto un cliente, un progetto associato a quel cliente e almeno un corso al suo interno. Quando arrivate alla pianificazione e all’erogazione delle sessioni, vi servirà inoltre almeno una persona del team abilitata come docente.

Non è necessario invitare subito tutte le persone che lavoreranno sui progetti, importare ogni cliente già acquisito o costruire in anticipo l’intero catalogo dei corsi. Potete partire dalla commessa che vi interessa e ampliare la configurazione di Jovan nel tempo.

Anche le sezioni ancora vuote dell’interfaccia suggeriscono il passaggio disponibile: se non avete ancora creato alcun cliente, per esempio, la sezione Clienti vi invita ad aggiungere il primo.

Una volta compresa la relazione fra clienti, progetti, corsi e sessioni, anche gli altri flussi di Jovan diventano più facili da leggere. I partecipanti restano collegati ai corsi a cui sono iscritti; le presenze vengono registrate nelle sessioni e, una volta validate, contribuiscono al calcolo del completamento secondo le regole del corso. Gli eventuali attestati possono essere emessi al termine del percorso, mentre i dati raccolti nel corso della commessa alimentano i report di progetto.

Non serve quindi conoscere tutte le funzioni prima di iniziare. Il riferimento rimane la struttura:

cliente → progetto → corso → sessioni

Gli altri strumenti entrano nel processo quando diventano necessari.

Scopri come Jovan organizza il lavoro formativo

Se dovete ancora completare le informazioni dell’organizzazione, continuate con Configurare il profilo del provider. Se dovete coinvolgere altre persone nel lavoro, consultate Invitare lo staff e gestire i ruoli.

Se invece volete iniziare a costruire la prima commessa, il passo successivo è Creare e gestire un cliente.